AUDIT & PROSES SERTIFIKASI
Sertifikasi yang dilakukan oleh LSU PPS dapat mengantarkan pada tujuan sertifikasi yaitu memberikan keyakinan kepada pihak yang berkepentingan bahwa sistem manajemen sebuah organisasi telah memenuhi persyaratan, serta nilai dari sertifikasi adalah tingkat keyakinan publik terhadap kondisi real akomodasi pariwisata terhadap pencapaian standarnya.
I. PROSES SERTIFIKASI, meliputi :
| Tahap 1 | Aplikasi |
| Tahap 2 | Desk Audit/ On Site Audit |
| Tahap 3 |
Sertifikasi Audit Follow Audit Pelaporan |
| Tahap 4 | Rekomendasi |
| Tahap 5 | Sertifikasi |
| Tahap 6 | Audit Survailance |
| Tahap 7 | Re Sertifikasi |
TAHAP 1 - APLIKASI
- Mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran.
- Penyerahan Dokumen terkait persyaratan Sertifikasi.
- LSUP PPS dapat menghubungi calon klien untuk meminta informasi tambahan apabila pengisian aplikasi tidak lengkap atau tidak jelas. Selanjutnya LSUP PPS akan memeriksa aplikasi yang sudah diisi untuk menentukan durasi audit yang diperlukan dan menginformasikan penawaran biaya sertifikasi.
- Apabila penawaran disetujui oleh calon klien akan dilanjutkan kepada kontrak (SPK Sertifikasi).
- LSUP PPS tidak akan melakukan audit sebelum tersedia kontrak (SPK Sertifikasi) yang ditandatangani LSUP PPS dan calon klien.
TAHAP 2 - DESK AUDIT
Memastikan dokumentasi dan melakukan Pre-Audit Sistem Manajemen Pariwisata terkait dokumentasi yang dikirimkan saat aplikasi :
- Dokumen legal usaha lapangan golf, yaitu Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP), yang merupakan persyaratan dasar sertifikasi usaha lapangan golf.
- Pemenuhan usaha lapangan golf terhadap kriteria mutlak sertifikasi usaha lapangan golf.
- Dokumentasi klien yang lain seperti prosedur / SOP / formulir kerja, jika diperlukan.
| Hasil | : | Report |
| Syarat | : | Persyaratan dasar terpenuhi dan Penilaian Mandiri telah dilakukan |
| Waktu | : | 1 Manday |
| Lokasi | : | Kantor Lembaga Sertifikasi Usaha Pariwisata (LSUP) atau Kantor Klien (tempat aktifitas) |
| Metode | : | Interview dan Verifikasi rekaman |
TAHAP 3
Audit Sertifikasi
- Memastikan dan menilai penerapan standar usaha pariwisata
- Sesuai dengan kesiapan perusahaan.
- Dikerjakan di tempat perusahaan.
| Waktu | : | 8 mandays. |
| Lokasi | : | Kantor/Tempat Aktifitas Organisasi (On Site Audit) |
| Hasil | : | Compliance Audit Report. |
| Metode | : | interview, observasi, klarifikasi dan verifikasi catatan. |
Follow Up Audit (Apabila diperlukan)
- Proses ini akan dilaksanakan apabila terdapat ketidaksesuaian, maka klien wajib melakukan tindakan perbaikan dalam batas waktu yang ditentukan LSUP PPS.
- Bertujuan untuk memastikan bahwa tindakan korektif dan preventif dilaksanakan organisasi.
- On-site audit.
| Hasil | : | Follow up Audit Report. |
Penyiapan Laporan
Proses ini dimulai apabila hasil respon temuan dari Compliance Audit atau Follow up Audit (jika diperlukan) telah ditindaklanjuti oleh Organisasi.
TAHAP 4 - REKOMENDASI
- Proses ini dimulai apabila hasil Compliance Audit atau Follow up Audit (jika diperlukan) adalah rekomendasi positif untuk sertifikasi.
- Proses ini bertujuan untuk memverifikasi hasil kegiatan audit dalam rangka penerbitan sertifikat.
TAHAP 5 - SERTIFIKASI
- Sertifikat akan diterbitkan berdasarkan standar Sertifikasi Usaha Pariwisata yang diaplikasikan dan ruang lingkup penerapannya.
- Masa berlaku sertifikat 3 tahun.
- Informasi perusahaan yang tersertifikasi akan dimasukkan kedalam direktori perusahaan yang telah disertifikasi oleh LSUP PPS dan dipublikasikan untuk umum.
TAHAP 6 - SURVAILANCE AUDIT
- Memastikan pemeliharaan standar usaha pariwisata.
- Dilaksanakan setiap 1 tahun.
- On-site audit.
| Waktu | : | 4 mandays (per kunjungan audit) |
| Hasil | : | Survailance Audit Report. |
| Metode | : | Audit berdasarkan pendekatan proses dan verifikasi penerapan standar usaha pariwisata yang sangat berpengaruh kepada kepuasan pelanggan. |
TAHAP 7 - RESERTIFIKASI AUDIT
- Memastikan bahwa Standar Sertifikasi Usaha diterapkan, efektif dan sesuai dengan persyaratan standar dan ruang lingkup Sertifikasi.
- Main Audit yang dilaksanakan setelah masa berlaku sertifikat berakhir.
- On-site audit.
| Hasil | : | Resertifikasi Audit Report. |
Adapun sertifikasi Standar Usaha Lapangan Golf yang merupakan Produk Audit Sertifikasi LSUP PPS.
Untuk membangun kepercayaan dari integritas dan tanggung jawab kami dalam mengemban amanah dari Komite Akreditasi Nasional dalam proses sertifikasi Standar Usaha Lapangan Golf ini LSUP PPS memberikan Logo dalam bentuk stiker yang nantinya ditempelkan di ruang Receptionist, yang berarti bahwa kami melakukan sertifikasi ini mengedepankan Kualitas, Profesionalisme dan Integritas.
II. RUANG LINGKUP SERTIFIKASI / AUDIT
Audit Sertifikasi Usaha Lapangan Golf dilakukan di seluruh area lapangan golf yang terkait aspek produk, pelayanan dan pengelolaan Usaha Lapangan Golf.
III. PEMBEKUAN DAN PENARIKAN SERTIFIKAT
- LSUP PPS berhak melakukan penangguhan sertifikasi dan penarikan sertifikat dikarenakan beberapa kondisi yang terjadi, antara lain :
- Klien tidak bersedia dilakukan audit pengawasan berkala (surveilan).
- Klien tidak melaksanakan pembayaran audit pengawasan berkala.
- Batas waktu penangguhan sertifikasi oleh LSUP PPS adalah selama 6 (enam) bulan dan dalam masa tersebut klien dilarang menggunakan hak sertifikasi, termasuk pernyataan kepada publik mengenai sertifikasi usahanya.
- Apabila selama masa penangguhan sertifikasi kondisi yang terjadi pada poin-2 tidak dapat terlaksana, maka LSUP PPS akan menarik sertifikat usaha pariwisata organisasi klien.
- LSUP PPS akan mempublikasikan perihal penangguhan dan penarikan sertifikat melalui websitenya.
IV. PENOLAKAN SERTIFIKASI
LSUP PPS tidak dapat melakukan proses sertifikasi kepada klien yang tidak dapat memenuhi persyaratan dasar, yaitu jika tidak memiliki Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP) yang sah dan masih berlaku. Setiap permohonan sertifikasi tanpa TDUP tidak dapat dilanjutkan prosesnya.
V. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT
Pembaharuan sertifikat dapat dilakukan klien ketika sertifikat klien tersebut mendekati akhir masa berlaku sertifikat. Untuk memperbaharui sertifikatnya, klien wajib mengikuti proses resertifikasi yang ditetapkan oleh LSUP PPS.
VI. PENUNDAAN SERTIFIKASI
LSUP PPS wajib menunda sertifikasi pada kondisi berikut ini:
- Sistem manajemen klien terus menerus atau secara serius gagal memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan efektivitas system manajemen.
- Klien yang telah disertifikasi tidak mengizinkan atau menolak dilakukannya survailen atau audit sertifikasi ulang pada frekuensi yang telah ditentukan oleh LSUP PPS.
- Klien yang telah disertifikasi dengan sukarela meminta penundaan.
LSUP PPS akan memulihkan sertifikasi penundaan bila isu yang mengakibatkan penundaan sudah diselesaikan. Kegagalan untuk menyelesaikan isu yang mengakibatkan penundaan dalam jangka waktu yang ditetapkan Lembaga sertifikasi berakibat penarikan atau pengurangan lingkup sertifikasi.
VII. PERLUASAN / PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI
Klien yang sudah mendapatkan sertifikat dapat mengajukan perluasan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi. Harus diajukan secara tertulis selama sertifikat masih berlaku.
Hasil evaluasi terhadap pengajuan tersebut juga akan disampaikan secara tertulis dan disertai dengan penawaran harga dan perubahan perjanjian sertifikasi. Jika disepakati kedua pihak, dilanjutkan dengan audit oleh tim audit untuk ruang lingkup yang baru.
Pelaksanaan audit perluasan atau pengurangan juga dapat dilaksanakan bersamaan dengan audit survailen. Hasil audit selanjutnya menjadi rekomendasi yang disampaikan kepada Komite Pengambilan Keputusan Sertifikasi. Keputusan akhir diambil oleh komite ini.
VIII. BANDING, PENGADUAN DAN KELUHAN
- Banding dan Keluhan adalah proses yang dilakukan oleh klien kepada LSUP PPS apabila hasil keputusan sertifikasi tidak dapat diterima oleh klien. Banding diajukan secara tertulis oleh klien kepada LSUP PPS selambat-lambatnya 14 hari kalender setelah keputusan sertifikasi diterima.
- Informasi banding yang diterima LSUP PPS harus segera ditindaklanjuti dengan mengirimkan surat yang menyatakan bahwa pengajuan keluhan banding sudah diterima dan sedang diproses dengan batas waktu maksimal 3 hari kerja. Proses pengajuan banding hingga proses penyampaian hasil investigasi maksimal 30 hari kerja.
- Keluhan dan Pengaduan dapat diterima oleh LSUP PPS dari pihak yang berkepentingan terhadap kinerja LSUP PPS didalam melaksanakan sertifikasi usaha pariwisata. Keluhan dan pengaduan diajukan secara tertulis oleh klien kepada LSUP melalui alamat email lsu_pps@yahoo.com atau mengirimkan surat ke alamat LSUP PPS.
- Bilamana banding atau keluhan mengakibatkan ketidakpuasan pada kedua belah pihak, kedua belah pihak dapat menyelesaikannya melalui pihak ketiga seperti badan hukum atau pengadilan.
- Seluruh biaya yang terjadi dari penyelesaian melalui pihak ketiga akan dibayar adil oleh masing-masing pihak.
IX. KERAHASIAAN
- 1. LSUP PPS dan seluruh personil yang bekerja untuk dan/atau atas namanya wajib menjaga kerahasiaan terhadap proses sertifikasi usaha pariwisata yang dilakukan kepada organisasi klien.
- Kerahasiaan yang dimaksud mencakup, antara lain :
- Data-data pengamatan audit.
- Hasil audit.
- Catatan lain terkait keputusan sertifikasi.
- Komunikasi antara LSUP PPS dengan klien.
- Kerahasiaan yang dimaksud tidak berlaku apabila diminta oleh hukum, badan akreditasi atau pihak lain yang telah mendapatkan persetujuan dari klien.
- Kewajiban terkait kerahasiaan akan tetap berlaku meskipun setelah pemutusan kontrak.
X. KETIDAKBERPIHAKAN
- Kegiatan sertifikasi yang dilakukan oleh LSUP PPS tidak memihak salah satu pihak, bebas dari ancaman konflik kepentingan, opini pribadi, kekeluargaan dan ancaman intimidasi untuk memberi sertifikasi yang meyakinkan.
- Untuk menjaga ketidakberpihakan, putusan lembaga sertifikasi mendasari pada bukti objektif pengamatan di lapangan dan putusan tidak dipengaruhi oleh kepentingan lain.
XI. ANTI SUAP
- Penyuapan yaitu tawaran atau penerimaan hadiah, pinjaman, biaya, atau keuntungan lainnya, ke atau dari siapapun sebagai bujukan untuk melakukan sesuatu yang tidak jujur, ilegal, atau pelanggaran kepercayaan di dalam melaksanakan kegiatan bisnis.
- Berdasarkan prinsip ketidakberpihakan, LSUP PPS bertanggungjawab untuk mencegah dan menghindar dari segala bentuk potensi suap dan/atau menyuap dari dan/atau kepada klien dan pihak lainnya.
- Kebijakan anti suap mengatur LSUP PPS untuk seluruh karyawan, auditor, personil sub kontraktor, dan pihak berkepentingan lainnya.
- Perilaku yang tidak dapat diterima antara lain:
- Menerima setiap bujukan (imbalan keuangan atau lainnya) yang menghasilkan keuntungan pribadi atau keuntungan kepada penerima atau orang atau badan yang terkait dengan mereka.
- Meminta sebuah bujukan (imbalan finansial atau lainnya) dari setiap orang sebagai imbalan untuk memberikan beberapa bantuan.
- Menawarkan setiap bujukan (imbalan keuangan atau lainnya) untuk setiap orang sebagai imbalan untuk memberikan beberapa bantuan.
- Pemberian hadiah yang dapat mempengaruhi keputusan sertifikasi.
XII. FORCE MAJEURE (KEADAAN KAHAR)
- LSUP PPS, maupun klien tidak dikenai kewajiban dalam hal apapun apabila tidak dapat melakukan kewajibannya sesuai yang tertera pada dokumen aturan pelaksanaan ini (ataupun pada SPK) bila merupakan akibat keadaan kahar (force majeure).
- LSUP PPS dan klien akan melakukan komunikasi lebih lanjut mengenai penyelesaian kewajiban yang tertunda dikarenakan keadaan kahar ini.
